Privacy Policy

PRIVACYVERKLARING

Laatst bijgewerkt: 4 september 2026

  1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Robert Smits, wonende te Brasschaatselei 16, 2950 Kapellen, België, drijft handel onder de naam Robert Smits Photography, een eenmanszaak met vestigingsadres Brasschaatselei 16, 2950 Kapellen en KBO-nummer BE0695.432.392.

Hierna wordt verwezen naar “Robert Smits Photography”, “wij”, “we” of “ons”.

Voor de verwerkingen die in deze Privacyverklaring worden beschreven, is Robert Smits Photography in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke.

Bij zakelijke opdrachten kan de opdrachtgever daarnaast zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn voor de manier waarop hij de geleverde beelden en persoonsgegevens gebruikt. Wanneer wij in een specifieke situatie uitsluitend persoonsgegevens verwerken volgens gedocumenteerde instructies van een zakelijke opdrachtgever, kunnen hierover aanvullende afspraken worden gemaakt.

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kan je ons bereiken via:

E-mail: info@robertsmitsphotography.com

Telefoon: +32 478 48 32 79

  1. Voor wie geldt deze Privacyverklaring?

Deze Privacyverklaring is onder meer van toepassing op:

  • klanten en potentiële klanten;
  • personen die contact met ons opnemen;
  • personen die deelnemen aan of voorkomen in een fotoshoot of fotografische reportage;
  • contactpersonen, medewerkers, bestuurders en andere personen bij zakelijke opdrachtgevers;
  • bezoekers van onze website;
  • personen die bestellingen plaatsen via een door ons gebruikte online galerij of webshop;
  • leveranciers, partners en andere professionele contacten.

Niet alle hieronder beschreven verwerkingen zijn op iedere persoon van toepassing.

  1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van jouw relatie met Robert Smits Photography kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • voor- en achternaam;
  • adres en facturatieadres;
  • telefoonnummer;
  • e-mailadres;
  • bedrijfsnaam, functie en andere professionele contactgegevens;
  • ondernemings- en btw-gegevens;
  • gegevens over aanvragen, offertes, opdrachten en afspraken;
  • informatie die noodzakelijk is voor de praktische voorbereiding van een fotosessie;
  • communicatie via e-mail, telefoon, CRM of andere communicatiekanalen;
  • contract-, offerte-, facturatie- en betalingsgegevens;
  • elektronische ondertekeningsgegevens en technische auditgegevens wanneer een overeenkomst elektronisch wordt ondertekend;
  • foto’s en andere beeldbestanden waarop personen herkenbaar kunnen voorkomen;
  • gemaakte selecties, bestellingen en gegevens betreffende fotoalbums, prints of andere producten;
  • toestemming, voorkeuren of bezwaren met betrekking tot bijvoorbeeld publicatie of marketing;
  • technische gegevens betreffende het gebruik van onze website, zoals IP-adres, browsergegevens, apparaatcategorie en websitegebruik, voor zover dergelijke gegevens overeenkomstig onze Cookie Policy worden verzameld.

Wij verzamelen in beginsel uitsluitend persoonsgegevens die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, administratie, wettelijke verplichtingen of andere hieronder beschreven doeleinden.

  1. Foto’s en bijzondere persoonsgegevens

Een herkenbare foto van een persoon is een persoonsgegeven.

Een gewone foto wordt echter niet automatisch een bijzondere categorie van persoonsgegevens enkel omdat daaruit bijvoorbeeld iemands huidskleur, gezondheid, religieuze overtuiging of andere persoonlijke kenmerken zouden kunnen worden afgeleid.

Wij gebruiken foto’s in beginsel niet met als doel dergelijke bijzondere kenmerken vast te stellen of personen biometrisch te identificeren.

Wanneer voor een concrete opdracht toch bijzondere persoonsgegevens noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld wanneer iemand ons uit eigen beweging relevante gezondheidsinformatie meedeelt die nodig is om een fotosessie veilig of toegankelijk te organiseren, beperken wij die verwerking tot wat noodzakelijk is en verwerken wij dergelijke informatie uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

  1. Persoonsgegevens van andere personen

Soms verstrekt een klant gegevens van andere personen aan ons, bijvoorbeeld:

  • de gegevens van een partner of familielid;
  • gegevens van deelnemers aan een fotosessie;
  • contactgegevens van een executive assistant of andere contactpersoon;
  • namen en contactgegevens van medewerkers die gefotografeerd zullen worden.

Wanneer je persoonsgegevens van een andere persoon aan ons verstrekt, vragen wij je ervoor te zorgen dat je deze gegevens rechtmatig mag delen en dat de betreffende persoon waar nodig correct wordt geïnformeerd.

Bij zakelijke fotografie staat de opdrachtgever, voor zover van toepassing, ervoor in dat de personen die hij voor fotografie aanbrengt of inplant correct geïnformeerd zijn over het doel van de fotografie en het voorziene gebruik van de beelden en dat hij waar nodig over de vereiste toestemming, rechtsgrond of bevoegdheid beschikt.

  1. Minderjarigen

Bij familie-, huwelijks- en andere fotografie kunnen minderjarigen worden gefotografeerd.

De praktische en contractuele afspraken rond de deelname van minderjarigen worden in beginsel gemaakt met een ouder, wettelijke vertegenwoordiger of andere persoon die bevoegd is om dergelijke afspraken te maken.

Het gebruik van herkenbare beelden van minderjarigen voor portfolio-, promotie- of andere publicatiedoeleinden wordt afzonderlijk beoordeeld. Waar wettelijk vereist wordt hiervoor toestemming gevraagd aan de persoon of personen die bevoegd zijn deze te geven.

Onze website en diensten zijn niet specifiek bedoeld om zonder tussenkomst van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger persoonsgegevens van jonge kinderen te verzamelen.

  1. Waarom verwerken wij persoonsgegevens en op welke rechtsgrond?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Dit kan onder meer gebeuren voor de volgende doeleinden.

7.1. Voorbereiding en uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om:

  • een aanvraag te beantwoorden;
  • een offerte op te stellen;
  • een fotosessie of andere opdracht te plannen;
  • contact te onderhouden met de klant en betrokken contactpersonen;
  • een contract uit te voeren;
  • foto’s te selecteren, bewerken en leveren;
  • een online galerij beschikbaar te stellen;
  • fotoalbums, prints of andere producten te ontwerpen en leveren;
  • betalingen en administratie rond de opdracht af te handelen.

De rechtsgrond hiervoor is in beginsel de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst.

7.2. Wettelijke verplichtingen

Bepaalde persoonsgegevens moeten wij verwerken en bewaren om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

De rechtsgrond hiervoor is het voldoen aan een wettelijke verplichting.

7.3. Gerechtvaardigde belangen

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van Robert Smits Photography of een derde, voor zover de belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokken persoon niet zwaarder wegen.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

  • goede bedrijfsadministratie;
  • beveiliging van onze systemen en gegevens;
  • professionele back-up en archivering;
  • klantenservice;
  • het voorkomen van misbruik en fraude;
  • het bewaren van relevante correspondentie en contractdocumenten;
  • het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische aanspraken;
  • normale professionele communicatie met bestaande zakelijke relaties.

Waar nodig maken wij een afweging tussen ons belang en jouw privacybelangen.

7.4. Toestemming

Wanneer een verwerking op jouw toestemming is gebaseerd, vragen wij deze vooraf op een voldoende duidelijke en specifieke manier.

Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn voor:

  • bepaalde vormen van portfolio- of promotioneel gebruik van herkenbare beelden;
  • marketingcommunicatie;
  • niet-noodzakelijke cookies en analysetechnologie.

Toestemming kan steeds worden ingetrokken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

7.5. Andere wettelijke grondslagen

In uitzonderlijke gevallen kan een verwerking op een andere door de AVG toegestane rechtsgrond gebaseerd zijn.

  1. Foto’s, portfolio en recht op afbeelding

Het recht op afbeelding en de bescherming van persoonsgegevens zijn verwante maar juridisch afzonderlijke onderwerpen.

Het feit dat iemand instemt om gefotografeerd te worden betekent daarom niet automatisch dat Robert Smits Photography die beelden onbeperkt voor portfolio, website, sociale media of andere publicaties mag gebruiken.

Wij gebruiken herkenbare beelden voor eigen portfolio- en communicatiedoeleinden uitsluitend wanneer hiervoor een passende juridische basis bestaat en, waar vereist, de noodzakelijke toestemming voor het gebruik van het beeld werd verkregen.

Bij zakelijke opdrachten kunnen hierover specifieke afspraken worden opgenomen in de overeenkomst met de opdrachtgever. De opdrachtgever kan daarbij onder meer verantwoordelijk zijn voor het vooraf informeren van de door hem ingeplande of aangebrachte personen en, waar vereist, het verkrijgen van de noodzakelijke toestemming.

Indien een herkenbaar afgebeelde persoon een bezwaar tegen bepaald gebruik van zijn of haar beeld heeft, kan die persoon hierover rechtstreeks contact met ons opnemen.

  1. Marketing

Robert Smits Photography verstuurt momenteel niet structureel commerciële nieuwsbrieven.

Indien wij in de toekomst nieuwsbrieven of andere direct-marketingcommunicatie versturen, gebeurt dit uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Wanneer marketing op toestemming is gebaseerd, kan deze toestemming steeds worden ingetrokken.

Iedere elektronische marketingcommunicatie biedt waar van toepassing een eenvoudige mogelijkheid om je af te melden.

  1. Geautomatiseerde besluitvorming

Robert Smits Photography neemt geen beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor personen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.

Wij maken op dit moment evenmin gebruik van geautomatiseerde profilering voor marketingdoeleinden.

  1. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering, wettelijke verplichtingen of andere in deze Privacyverklaring vermelde doeleinden.

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Afhankelijk van de concrete dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door of gedeeld met onder meer:

Studio Ninja

Ons CRM-systeem voor klantbeheer, aanvragen, opdrachten, offertes, contracten, facturen, communicatie en elektronische ondertekening.

Pic-Time

Voor het hosten en leveren van online fotogalerijen en, waar gebruikt, online bestellingen van fotografische producten.

Backblaze

Voor professionele online back-up van digitale bestanden en beeldmateriaal.

VDX Internet Services

Voor hosting van onze website en e-maildiensten.

Stripe

Voor het verwerken van online betalingen wanneer een klant daarvoor kiest. Robert Smits Photography ontvangt daarbij niet noodzakelijk zelf alle betaalkaartgegevens. Stripe kan voor bepaalde verwerkingen optreden als verwerker en voor andere verwerkingen als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Accountable

Voor boekhouding, financiële administratie en fiscale ondersteuning.

Creative Shelter

Wanneer facturatie of de administratieve verwerking van auteursrechten via Creative Shelter verloopt. Creative Shelter kan voor bepaalde verwerkingen als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke optreden.

CookieYes

Voor het beheren en registreren van cookievoorkeuren op onze website.

Google Analytics

Voor analyse van het websitegebruik, uitsluitend overeenkomstig de cookiekeuzes van de bezoeker en onze Cookie Policy.

Pixellu / SmartAlbums

Voor het ontwerpen en verwerken van fotoalbums waar deze software voor een opdracht wordt gebruikt.

DreambooksPro en andere professionele print- en albumleveranciers

Voor de productie van albums, prints of andere fotografische producten wanneer deze door de klant worden besteld.

Alleen de persoonsgegevens en beeldbestanden die redelijkerwijs noodzakelijk zijn om de betreffende bestelling uit te voeren worden daarbij gedeeld.

Professionele printlaboratoria en fulfilmentpartners

Bestellingen via een online galerij kunnen door professionele printlaboratoria of fulfilmentpartners worden geproduceerd en verzonden.

Welke partij bij een concrete online bestelling als verkoper of fulfilmentpartner optreedt, kan afhangen van de gekozen bestelwijze en wordt waar relevant tijdens het bestelproces meegedeeld.

Professionele adviseurs en wettelijke instanties

Persoonsgegevens kunnen waar nodig worden gedeeld met bijvoorbeeld juridische adviseurs, overheidsinstanties, gerechtsdeurwaarders, banken, verzekeraars of andere bevoegde instanties wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

  1. Eigen opslag en beveiliging

Beeldbestanden en andere persoonsgegevens kunnen naast de hierboven vermelde professionele diensten ook lokaal worden verwerkt en opgeslagen op professioneel gebruikte computers, beveiligde lokale opslagmedia en afgeschermde netwerkopslag.

Robert Smits Photography gebruikt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of wijziging.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

  • toegangsbeveiliging en sterke wachtwoorden;
  • beveiligde gebruikersaccounts;
  • professionele back-upsystemen;
  • beperkte toegang tot klant- en beeldgegevens;
  • beveiligde netwerkverbindingen;
  • beveiligde lokale en externe opslag;
  • software- en systeemupdates;
  • passende fysieke beveiliging.

Geen enkel digitaal systeem kan een absoluut risico van gegevensverlies of ongeoorloofde toegang volledig uitsluiten. Wij nemen daarom redelijke maatregelen die passen bij de aard en gevoeligheid van de gegevens.

  1. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Sommige dienstverleners die wij gebruiken zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of maken gebruik van infrastructuur buiten de EER.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij er waar vereist voor dat de doorgifte is gebaseerd op een door de AVG toegelaten mechanisme, zoals:

  • een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
  • toepasselijke deelname aan het EU-U.S. Data Privacy Framework;
  • door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses;
  • of een andere wettelijk toegelaten waarborg.

De gebruikte dienstverlener kan voor bepaalde gegevensstromen zelf verantwoordelijk zijn voor de toepassing van de passende internationale doorgiftemechanismen.

  1. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld, rekening houdend met wettelijke verplichtingen, contractuele relaties, klantenservice, back-up, archivering en toepasselijke verjaringstermijnen.

Als algemene richtlijn gelden de volgende uitgangspunten:

Aanvragen die niet tot een opdracht leiden

Gegevens van aanvragen en bijbehorende communicatie worden in beginsel maximaal 2 jaar na het laatste relevante contact bewaard, tenzij een langere bewaring gerechtvaardigd of noodzakelijk is.

Klant- en opdrachtdossiers

Contracten, offertes, relevante communicatie en andere klantgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, klantenservice, administratieve opvolging en het vaststellen of verdedigen van eventuele juridische aanspraken.

Boekhoudkundige en fiscale gegevens

Facturen en andere gegevens die deel uitmaken van onze wettelijke boekhouding worden gedurende de wettelijk vereiste bewaartermijn bewaard. Op het moment van de laatste aanpassing van deze Privacyverklaring bedraagt deze termijn in beginsel 10 jaar.

Foto’s en beeldbestanden

De aan de klant geleverde hoge-resolutiebestanden worden, overeenkomstig onze contractuele afspraken, in beginsel minstens één jaar na levering bewaard.

Beeldbestanden kunnen langer worden bewaard voor professionele archivering, back-up, klantenservice, bewijsdoeleinden of ander gerechtvaardigd professioneel gebruik. Na de contractueel gegarandeerde bewaartermijn wordt verdere beschikbaarheid van de beelden echter niet gegarandeerd.

Niet-geselecteerde, tijdelijke en werkbestanden worden verwijderd wanneer deze redelijkerwijs niet langer noodzakelijk zijn en kennen geen gegarandeerde bewaartermijn.

Beelden die rechtmatig voor portfolio- of publicatiedoeleinden worden gebruikt, kunnen worden bewaard zolang dat gebruik relevant en rechtmatig blijft.

Cookie- en websitegegevens

De bewaartermijnen van cookies en vergelijkbare technologieën worden beschreven in onze Cookie Policy en in het actuele cookievoorkeurencentrum.

  1. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de toepasselijke wettelijke voorwaarden heb je onder meer het recht:

  • te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken;
  • inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens;
  • een kopie van bepaalde persoonsgegevens te ontvangen;
  • onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
  • in bepaalde omstandigheden persoonsgegevens te laten wissen;
  • de verwerking in bepaalde omstandigheden te laten beperken;
  • bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
  • persoonsgegevens in bepaalde gevallen in een overdraagbaar formaat te verkrijgen;
  • toestemming die je eerder hebt gegeven in te trekken;
  • bezwaar te maken tegen direct marketing.

Om een van deze rechten uit te oefenen kan je contact opnemen via info@robertsmitsphotography.com.

Wij reageren in beginsel binnen één maand nadat wij een geldig verzoek hebben ontvangen.

Wanneer een verzoek complex is of wanneer wij meerdere verzoeken ontvangen, kan de wettelijke termijn worden verlengd. Indien dat gebeurt, word je daarvan binnen de oorspronkelijke termijn op de hoogte gebracht.

Wij vragen niet standaard om een kopie van jouw identiteitskaart.

Wanneer wij redelijke twijfel hebben over de identiteit van de persoon die een privacyverzoek indient, kunnen wij wel bijkomende informatie vragen die noodzakelijk is om de identiteit voldoende te verifiëren.

Een verzoek is in beginsel kosteloos. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen wij binnen de wettelijke grenzen een redelijke vergoeding vragen of weigeren gevolg te geven aan het verzoek.

  1. Klacht indienen

Wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, vragen wij je bij voorkeur eerst contact met ons op te nemen zodat wij de situatie kunnen onderzoeken.

Je hebt daarnaast steeds het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

In België is dit:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

  1. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën.

Niet-noodzakelijke cookies worden uitsluitend gebruikt overeenkomstig jouw cookievoorkeuren.

Meer informatie over de gebruikte categorieën, doeleinden en mogelijkheden om jouw voorkeuren te wijzigen vind je in onze Cookie Policy en via het cookievoorkeurencentrum op onze website.

  1. Wijzigingen aan deze Privacyverklaring

Robert Smits Photography kan deze Privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen of toepasselijke regelgeving wijzigen.

De meest recente versie wordt steeds op onze website gepubliceerd met vermelding van de datum van de laatste aanpassing.

Wanneer een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor een verwerking waarvoor een specifieke mededeling of nieuwe toestemming wettelijk vereist is, zullen wij de betrokken personen daar waar noodzakelijk afzonderlijk over informeren.

Ook benieuwd naar onze Algemene Voorwaarden en Cookie Policy?